Ketika pertama kali mendengar istilah akuntansi yang satu ini bertahun-tahun lalu, bayangan di kepala saya langsung tertuju pada sebuah buku catatan berukuran raksasa, setebal kamus bahasa, dan sangat berat. Jujur saja, namanya memang sedikit mengintimidasi bagi orang yang baru belajar menata keuangan.

Waktu itu, saya sudah merasa sangat hebat karena berhasil mencatat semua transaksi harian secara urut dari tanggal 1 sampai 30 ke dalam Jurnal Umum. Semua bukti transaksi sudah saya ubah menjadi deretan Debit dan Kredit.

Lalu, tiba-tiba seorang rekan kerja bertanya kepada saya: "Dari semua catatan itu, sisa uang kas tunai kita di laci sekarang ada berapa?"

Di situlah saya panik. Untuk menjawab pertanyaan sederhana itu, saya harus mengambil kalkulator, melihat jurnal dari halaman pertama, menambahkan setiap ada tulisan "Kas" di posisi Debit, dan menguranginya setiap kali ada tulisan "Kas" di posisi Kredit. Bagaimana jika transaksinya ada ratusan baris? Tentu jari saya bisa keriting dan risiko salah hitungnya sangat besar.

Berangkat dari pengalaman pahit itulah saya menyadari fungsi vital dari Buku Besar (General Ledger). Ini bukan soal buku fisik yang tebal, melainkan soal sistem pengelompokan.

Mari kita bedah cara paling gampang menyusun Buku Besar agar Anda tidak perlu lagi repot menghitung ulang saat ditanya berapa sisa saldo usaha Anda hari ini.

Analogi Sederhana: Buku Harian vs Lemari Arsip

Agar lebih mudah dipahami, mari kita buat analogi.

Jurnal Umum itu ibarat sebuah Buku Harian. Anda menulis semua kejadian bisnis setiap hari secara berurutan sesuai waktu (kronologis). Hari Senin beli kertas, hari Selasa bayar listrik, hari Rabu dapat uang dari pelanggan. Semuanya campur aduk di satu tempat.

Sementara itu, Buku Besar adalah Lemari Arsip Anda. Lemari ini punya banyak laci, dan setiap laci sudah diberi nomor sesuai dengan Bagan Akun (Chart of Accounts / COA) yang sudah kita susun di artikel sebelumnya. Ada laci khusus untuk nomor 111 (Kas), ada laci 211 (Utang), laci 411 (Pendapatan), dan seterusnya.

Tugas Anda sekarang hanyalah memindahkan catatan dari Buku Harian tadi, dan memasukkannya ke laci-laci yang tepat di dalam Lemari Arsip. Proses memindahkan angka inilah yang dalam bahasa akuntansi disebut dengan istilah Posting.

Aturan Main "Posting" yang Pantang Dilanggar

Banyak orang yang alergi mendengar kata posting karena dikira butuh rumus matematika yang rumit. Faktanya? Nol besar!

Proses memindahkan data dari Jurnal ke Buku Besar murni hanya pekerjaan "Copy-Paste" alias menyalin ulang. Anda tidak perlu mencari angka baru. Namun, ada satu aturan emas yang harus saya tekankan berulang kali:

"Jika di Jurnal Umum angkanya ada di posisi Kiri (Debit), maka saat dipindah ke Buku Besar, angkanya WAJIB ditaruh di posisi Kiri (Debit) juga. Jangan pernah dibalik!"

Begitu pun sebaliknya. Jika di jurnal ada di Kredit (Kanan), maka pindahkan ke sisi Kredit Buku Besar. Kesalahan paling konyol yang sering saya lakukan dulu adalah tidak sengaja menukar posisinya saat menyalin, yang akhirnya membuat laporan keuangan saya miring sebelah di akhir bulan.

3 Langkah Praktis Memecah Catatan Jurnal ke Buku Besar

Untuk mulai melakukan posting, saya biasanya membaginya ke dalam tiga langkah sederhana berikut ini:

1. Siapkan "Laci" untuk Setiap Akun

Pertama, lihat Jurnal Umum Anda bulan ini. Akun apa saja yang muncul di sana? Misalnya ada Kas, Piutang, Modal, dan Beban Listrik. Maka, Anda harus membuat 4 tabel Buku Besar yang terpisah.

Ingat, satu tabel Buku Besar hanya boleh diisi oleh satu nama akun. Tabel Kas khusus untuk menampung mutasi uang masuk dan keluar. Tabel Beban Listrik hanya untuk menampung catatan pembayaran listrik bulanan. Jangan pernah mencampurnya!

2. Pindahkan Angka Sesuai Tanggal (Posting)

Sekarang, mari kita ambil contoh praktik nyatanya.

Misalkan pada tanggal 10 Maret, Anda melihat catatan di Jurnal Umum:

• Kas (Debit) sebesar Rp50.000.000
• Pendapatan Jasa (Kredit) sebesar Rp50.000.000.

Cara memindahkannya:

1. Buka halaman Buku Besar "Kas". Tulis tanggal 10 Maret, lalu masukkan angka Rp50.000.000 di kolom Debit. Selesai.
2. Buka halaman Buku Besar "Pendapatan Jasa". Tulis tanggal 10 Maret, lalu masukkan angka Rp50.000.000 di kolom Kredit. Selesai.

Lakukan proses memilah ini baris demi baris, dari tanggal 1 sampai akhir bulan, sampai seluruh angka di Jurnal Umum habis tersalin.

3. Tinggalkan Jejak (Penting!)

Ini adalah trik lapangan yang wajib Anda terapkan. Setiap kali Anda selesai memindahkan satu baris angka dari Jurnal ke Buku Besar, berikan tanda centang atau tulis nomor referensinya di Jurnal Anda.

Kenapa ini penting? Jika suatu saat ada telepon masuk atau Anda harus istirahat makan siang, Anda tahu persis sampai baris mana Anda berhenti menyalin. Tanpa jejak ini, Anda berisiko mencatat transaksi yang sama sebanyak dua kali (double-posting).

Mengenal Format Tabel Buku Besar (Bentuk Staffel)

Di bangku sekolah, kita sering diajarkan membuat Buku Besar dalam "Bentuk T" (huruf T besar, kiri untuk Debit, kanan untuk Kredit). Bentuk ini memang bagus untuk belajar logika dasar.

Tapi di dunia nyata, saya tidak pernah memakai bentuk T. Bentuk itu membuat saya harus menjumlahkan total Debit dan Kredit lagi di akhir bulan untuk mencari selisihnya. Sangat tidak efisien!

Format yang selalu saya gunakan (dan sangat cocok diterapkan di Microsoft Excel) adalah Bentuk Staffel (Saldo Berjalan / Running Balance). Bentuk ini memiliki 3 kolom angka utama: Kolom Debit, Kolom Kredit, dan Kolom Saldo Akhir.

Cara kerjanya sangat menenangkan pikiran:

• Setiap ada mutasi di kolom Debit atau Kredit, Anda langsung menghitung hasil akhirnya hari itu juga di kolom Saldo.
• Jika yang Anda hitung adalah akun Kas (yang saldo normalnya Debit), maka: Saldo Kemarin + Debit Hari Ini - Kredit Hari Ini = Saldo Kas Sekarang.
• Dengan bentuk ini, setiap kali atasan atau rekan kerja Anda bertanya "Berapa sisa kas kita tanggal 15?", Anda cukup melihat angka terakhir di kolom Saldo pada baris tanggal 15. Tidak perlu coret-coret menghitung ulang dari atas!

Kesimpulan

Menyusun Buku Besar memang terasa seperti pekerjaan monoton yang menguji kesabaran. Anda dituntut untuk terus-menerus menyortir catatan dari buku harian (Jurnal) ke dalam laci-laci arsip yang spesifik.

Namun, percayalah, pengorbanan waktu di fase ini akan sangat sepadan. Buku Besar adalah jantung pengawasan keuangan Anda. Lewat buku inilah Anda bisa dengan cepat memantau apakah biaya operasional sudah membengkak, atau apakah sisa saldo kas di bank masih aman untuk membayar gaji karyawan minggu depan.